Hablemos un poco de la tecnología aplicada al campo legal.

 

Foto de Christina @ wocintechchat.com

Es innegable que la pandemia aceleró de cierta forma la transformación digital en el campo legal, llevando a muchas empresas a implementar algún tipo de software que le permitan gestionar de forma eficiente toda la documentación legal, y no solamente hablamos de los contratos, sus adendas o enmiendas, y documentos anexos, sino que también nos estamos refiriendo a todo tipo de permisos, licencias, documentación necesaria y que es siempre actualizable, para el correcto funcionamiento de la empresa y el desarrollo de la actividad comercial lícitamente, es decir apegados a derecho. Me he encontrado muchos software que no te permiten tener un control completo sobre todos estos tipos de documentos, es decir, sobre el archivo legal, en donde centralizamos toda la información de la empresa y desde el cual puedas adjuntar un documento cuando lo requieras, sin tener que crear tantas copias como sean requeridas del mismo documento, cada vez que tenemos que gestionar algo. El tener que descargar y subir documentos cada vez que vamos a realizar una gestión, es totalmente inseguro, porque muchos documentos pueden quedar almacenados en equipos no autorizados, dando acceso a información valiosa y confidencial de una empresa. Así mismo, tampoco permiten visualizar tu archivo en forma de listas, en donde además puedas agregar información como fecha de vencimiento, en caso que tengas que hacerle seguimiento a la fecha de renovación. La única forma, es que guardes todos los documentos como contratos, y entonces entramos en una clasificación errónea del documento. La implementación de este tipo de software en empresas de LATAM, se está dando en un ritmo menos acelerado, ya que muchas no consideran importante automatizar los procesos del area legal, quizás por mero desconocimiento de las bondades que la tecnología puede brindarnos, como por ejemplo a través de la implementación de un CLM (Contract Lifecycle Management software). Desde mi humilde percepción, el considerar que es un gasto innecesario la implementación de un software que permita controlar toda la documentación legal de una empresa, es un error, que no solamente se traduce en la pérdida de tiempo en las gestiones legales, sino que además expone a la empresa al dejar accesible ciertos documentos que contienen en su mayoría información sensible y confidencial, que forma parte del know how del negocio, porque cada vez que descargamos un documento en un computador y luego lo subimos a la nube, estamos totalmente expuestos, siendo este punto importante cuando hablamos de seguridad de la información y datos que manejan las empresas, incluyendo la información que nos proveen nuestros socios, proveedores, colaboradores y clientes. Lamentablemente tenemos todavía muchos abogados trabajando bajo el estilo de la romana vieja. Claro, esto deberá ir cambiando a la medida que los países latinoamericanos tengan mayor capacidad y disponibilidad de adquisición de este tipo de software en moneda local, sobre todo aquellos países que tienes una economía bastante inestable. La tecnología llegará un momento en que estará al alcance de todos y por tanto, la nueva generación que se levanta, pedirá que muchos de los servicios legales sean prestados de forma remota, salvo ciertas excepciones en las que los clientes se vean obligados a trasladarse porque el ente gubernamental, así lo exija. Los abogados de libre ejercicio, bufetes o firmas de abogados, empresas y gobiernos deberán en un futuro no lejano adaptarse a estos grandes cambios, y por tanto necesitarán implementar herramientas que los ayuden a ofrecer mejores productos y servicios, ya que tendremos clientes más exigentes y hábiles en el uso de la tecnología. Por supuesto que al hablar de gobiernos, estos deberán hacer los cambios necesarios para que no solo los trámites sean efectuados eficientemente vía online, de forma segura, sino que además tendremos que automatizar los procesos judiciales, dándole más celeridad y mayor seguimiento, lo que desde mi humilde punto de vista podría hasta garantizar mayor transparencia en el análisis de los casos, y detectar las falencias que tenga el sistema judicial. Claro está, tendremos quienes promoveremos estos cambios positivos en el sistema, y otros que se opondrán rotundamente. Esto grande cambios en el sistema de justica de cada país, minimizará quizás de cierta forma la corrupción, las dilaciones en los procesos judiciales en todo el globo terráqueo, ya que todo dejaría trazabilidad y por tanto pruebas de si se violó o no la ley y los procesos y procedimientos definidos en ella. Todo cambio, genera siempre una resistencia, pero se hace necesario expandir nuestra mentalidad, y entender que estamos evolucionando, y por tanto cambiando. Quizás me estoy adelantando mucho, pero es lo que vislumbro ocurrirá en un futuro no muy lejanos, considerando la velocidad en que hemos ido avanzando en el campo tecnológico, y con el boom de la IA (Inteligencia Artificial). Particularmente recomiendo a las empresas el uso de la tecnología en el campo legal, debido a que estos software fácilmente podrían ayudarte a: Controlar el acceso a los documentos sensibles de tipo legal, y la vigencia de estos, reduciéndose así el riesgo de incumplimiento conforme a la legislación que aplique. Reducir el riesgo de darle acceso a terceros no autorizados, a información sensible que pueda contener cualquier documento, inclusive controlar la descarga o copia del documento en equipo desconocidos. Facilitar el proceso de redacción, negociación y firma de un contrato, haciendo posible el seguimiento de las obligaciones de cada una de las partes y del cabal cumplimiento de las mismas. Interconectar a todo tu equipo legal, permitiéndole dejar anotaciones y recordatorios en cada documento y caso. Existen en el mercado muchos tipos de software (CLM), pero no todos son funcionales desde el punto de vista de lo que un abogado experto requiere. Los abogados no solo necesitamos gestionar contratos, sino también toda la documentación legal que los acompaña, y además cualquier otro tipo de documentación legal, no solamente referente a la empresa, sino que bien podría ser de un caso, de un trámite ante un ente gubernamental, de los procesos referentes al area legal y de la confidencialidad de la información, inclusive todo lo que tenga que ver con la gobernanza corporativa. Los CLM deberían permitir:

• Control de información del personal de la empresa, clientes, proveedores, socios comerciales, entes gubernamentales, empresas y sus filiales.

• Control sobre la documentación legal: contratos, formas legales y de impuestos, registros de empresas, licencias y permisos de funcionamiento, etc.

• Crear una biblioteca en donde podamos guardar los enlaces a páginas de contenido legal, de interés para la empresa.

• Controlar los requerimientos que se le hacen al area legal, a través de un sistema de tickets, porque como decimos los abogados ¨el diablo está en los detalles¨, y por tanto la comunicación con el área legal debe quedar registrada.

• Controlar el archivo legal y el acceso a los documentos legales.

• Crear una página con los contratos modelos de la empresa, para solo compartir enlace con el cliente y que se active el proceso de revisión y firma automáticamente, quedando todo registrado en el sistema.

• Crear una biblioteca de cláusulas, y permitir crear contratos de forma fácil, sin complicaciones.

• Crear un chat interno para el equipo legal, en donde se pueda interactuar y hasta activar una video conferencia o una llamada grupal o individual.

• Crear formularios legales.

• Crear procesos legales.

• Crear expedientes de casos civiles, penales, laborales, mercantiles, porque las empresas pueden perfectamente en algún momento demandar, denunciar o estar inmersas en alguna denuncia o demanda.

Importantísimo en este tipo de software que están enfocados y que son desarrollados para ser aplicados al area legal , es que todo el equipo legal, pueda interactuar y que el gerente o director (administrador) pueda otorgar accesos completos o restringidos, a cada miembro del equipo. Debe ser un sistema que permita siempre establecer controles de acceso a la información, porque los documentos legales, son casi todos confidenciales. El administrador o administradores de este tipo de software, deberá guardar confidencialidad absoluta, por lo que recomiendo que se firme un Acuerdo de Confidencialidad, que proteja a la empresa. Ahora bien, hay un aspecto fundamental a la hora de querer implementar un software legal en la organizaciones, y es que el personal sea entrenado, para que puedan fácilmente adaptarse a los cambios, y se sientan identificados con las bondades que estos software pueden brindar. Particularmente he probado y he trabajo con muchos de estos software, y siento que a unos le hace falta lo que otros tienen, todavía no he encontrado uno completo, que tenga todas las características necesarias, quizás porque muchos de los desarrolladores no tienen el enfoque de un abogado experto. En conclusión, la tecnología llegó para simplificar el trabajo operativo de los abogados, no solo en las corporaciones, firmas o bufetes de abogados, sino que además llegó para ser aplicada en los entes públicos de cada País. Los abogados estamos llamados a instruirnos, y mantenernos actualizados tecnológicamente, si queremos seguir ejerciendo en un mundo globalizado e interconectado. María Alejandra Tuozzo Abogada. Especialista en contratos, Gobierno Corporativo, Derecho Internacional y Derecho Venezolano. e-mail: abog.mariatuozzo@gmail.com Para representación legal, contáctame por mensaje de texto vía WhatsApp. Por allí le proporcionaré información necesaria para que pueda exponerme su caso. Contáctame Asesoría legal online gratuita, por grupo de Facebook, escanee código QR desde su teléfono celular. No damos asesoría gratuita por mensajería de WhatsApp.

What Is a Contract Checklist and its importance?

From Unsplash

A contract checklist is a step-by-step list that helps you organize a contract's key parts before finalizing it. This helps reduce miscommunication, set expectations, and make sure both parties are on the same page. A contract checklist tries to minimize the chance of a breach of contract lawsuit.

Due to there are many types of contracts, a checklist becomes even more important. Many people don't realize that even a warranty,  noncompete clauses, or a bill of sale are all types of contracts. 

It is important after signing a contract to follow up on the agreed terms, to be sure to accomplish the obligations contracted. When the parties sign a contract there are obligations to accomplish, so do not forget to follow up closely. Today, we can find a lot of applications that can help us correctly manage contracts. We recommend using contract management software for this purpose, as it will help you to mitigate risks of breach of obligations.

What Should I Include on My Contract Checklist?

Checklists should contain several items, including:

1. Offer
2. Acceptance
3. Parties Involved
4. Lawful Subject Matter
5. Mutuality of Obligation
6. Mutuality of Agreement
7. Valuable Consideration

It is essential to have your legal department or lawyer review it. Once you sign, keep several copies of the agreement for your records and do not forget to follow up on the acquired obligations.

Please take into account that contracts may vary due to the customs and legislation of each country.

A comprehensive breakdown of the contract checklist should include:

1. Identifying the Parties

1. Name of each business or individual.
2. The type of businesses (sole proprietorship, partnership, corporation, limited liability corporation).
3. Names of persons signing for each business.
4. The official title of the signer designates his or her authority to sign a contract.
5. Addresses of Each Party.

2. Underlying Assumptions

What is expected of each party within the contract?

3. Purpose of Contract.

4. Terms.

1. General terms. This is also known as an entirety clause.
2. Force Majeure considerations. This outlines what would happen if something out of each party's control causes delays.
3. Rights of each party.
4. Parties should have the right to inspect the other's work for quality. If the work isn't up to a certain level, a clause should outline the timeframe to bring the work up to that level.
5. Quality levels that aren't met might result in termination. It might also allow for a replacement of the supplier.
6. Who covers the cost of delays and remedies of work?
7. Duties of each party: This is either an absolute or assumed obligation to use reasonable skill and care.
8. Enforceability clause: This gives each party the right to enforce the terms of the contract when they see fit.
9. Assignment provisions: This forbids one party from outsourcing part or all of the contract without the other party's permission.
10. Notice clauses, specify how notice should be given under the contract.
11. Relevant quantities, dates, and prices. Dates should include a start and end, as well as a term. This should also include a detailed list of each party's materials.
12. Payment terms.
13. Lump sum, installments, cash on delivery in the relevant type of currency.
14. Payment terms should also consider whether one party can deduct payments for flawed work.
15. 
    
16. Payment Dates: A payment schedule should come attached to the contract. Expected payment dates include a specific day or number of days after receiving an invoice. The time period should be reasonable. It should also include any payment based on contingency.
17. Taxes: Details who is responsible for paying taxes at federal, state, and local levels.
18. Late fees: A late fee for underpayment or lack of payment agreed on by both parties.
19. Interest: Determines if late payments are subject to interest.

5. Disclaimers.

6. Applicable state law considerations.

7. Warranties.

8. Venue of any lawsuits involving the contract.

9. Liquidated Damages. 

Here you should mention any party's right to intellectual property. This should also include how damages are calculated.

10. Liability Limitations.

This caps the number of damages one type can sue for in case of bankruptcy.

11. Indemnification Agreement.

1. A statement of who is held accountable if there's damage to any goods during the contract.
2. The indemnification agreement also details that each party is responsible for claims, liabilities, injuries, suits, demands, and expenses that occur due to oversight or neglect.
3. If another entity sues both parties, this agreement might help with their legal defense as long as it's in the best interest of each side.

12. Arbitration Clause

1. This should note if disputes automatically go to arbitration.
2. It should appoint an authority that both parties agree upon.
3. Location of the arbitration hearings.

13. Governing Law. This determines what state law governs the contract.

14. Confidentiality Provisions. 

If one party gives the other sensitive documents, the confidentiality provisions protect the giving party against the receiving party selling or leaking the documents.

15. Statements that assure that the contract constitutes an agreement.

16. Individual provision severability clause.

17. Checking for inconsistencies between the contract and supporting documents.

18. Statements that outline terms regarding termination of the contract.

If possible, it should also discuss if either party can suspend the contract permanently or temporarily. Common reasons for contract termination include:

1. Prolonged delay
2. Prolonged Force Majeure.
3. Insolvency by one party.
4. Convenience.
5. Contractor's breach of satisfactory products.

19. Specification of who owns certain equipment or other assets at the end of the contract.

20. Any other documents of significance to the contract.

21. Renewability provisions.

22. Insurance.

Make sure the deductibles and coverage are appropriate for both parties. Criminal background checks.

23. Performance criteria and tests to check for expertise and completion.

If performance is not met, this should outline whether it results in a remedy or termination of the contract.

24. Responsibility for Licenses and Permits.

24. Mechanics Lien.

This protects your party if the supplier doesn't pay its raw materials provider.

26. Evergreen Clause. 

This clause automatically renews the contract after the end of the specified term. This only applies if the supplier receives no notice of the contract's termination.

27. Alternative Dispute Resolution (ADR)

These are helpful provisions that speed up any disputes during the contract.

28. Signatures of authorized persons.

29. Notarization.

 Lawyer/ Abogada  Maria Alejandra Tuozzo

Gerencia de Contratos - Contract Management

En la actualidad, los gerentes de contratos han adquirido gran importancia, ya que estos no solo son los encargados de crear los contratos, sino que demás deben hacerle seguimiento a todo lo acordado dentro del contrato, cuidando siempre los intereses de la compañía y asegurándose de que las partes queden totalmente satisfechas tras la finalización de lo acordado.

Los gerentes de contratos, deben en todo momento, analizar los posibles escenarios a los cuales puedan enfrentarse durante la ejecución del mismo, tomando en cuenta por supuesto, todo lo que tiene que ver con marco normativo que rige a las partes dependiendo de su ubicación, país.

Apliquemos siempre WEIFWE mindset en donde las partes envueltas se sientas satisfechas.