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| Foto de Christina @ wocintechchat.com |
Es innegable que la pandemia aceleró de cierta forma la transformación digital en el campo legal, llevando a muchas empresas a implementar algún tipo de software que le permitan gestionar de forma eficiente toda la documentación legal, y no solamente hablamos de los contratos, sus adendas o enmiendas, y documentos anexos, sino que también nos estamos refiriendo a todo tipo de permisos, licencias, documentación necesaria y que es siempre actualizable, para el correcto funcionamiento de la empresa y el desarrollo de la actividad comercial lícitamente, es decir apegados a derecho.
Me he encontrado muchos software que no te permiten tener un control completo sobre todos estos tipos de documentos, es decir, sobre el archivo legal, en donde centralizamos toda la información de la empresa y desde el cual puedas adjuntar un documento cuando lo requieras, sin tener que crear tantas copias como sean requeridas del mismo documento, cada vez que tenemos que gestionar algo. El tener que descargar y subir documentos cada vez que vamos a realizar una gestión, es totalmente inseguro, porque muchos documentos pueden quedar almacenados en equipos no autorizados, dando acceso a información valiosa y confidencial de una empresa.
Así mismo, tampoco permiten visualizar tu archivo en forma de listas, en donde además puedas agregar información como fecha de vencimiento, en caso que tengas que hacerle seguimiento a la fecha de renovación. La única forma, es que guardes todos los documentos como contratos, y entonces entramos en una clasificación errónea del documento.
La implementación de este tipo de software en empresas de LATAM, se está dando en un ritmo menos acelerado, ya que muchas no consideran importante automatizar los procesos del area legal, quizás por mero desconocimiento de las bondades que la tecnología puede brindarnos, como por ejemplo a través de la implementación de un CLM (Contract Lifecycle Management software).
Desde mi humilde percepción, el considerar que es un gasto innecesario la implementación de un software que permita controlar toda la documentación legal de una empresa, es un error, que no solamente se traduce en la pérdida de tiempo en las gestiones legales, sino que además expone a la empresa al dejar accesible ciertos documentos que contienen en su mayoría información sensible y confidencial, que forma parte del know how del negocio, porque cada vez que descargamos un documento en un computador y luego lo subimos a la nube, estamos totalmente expuestos, siendo este punto importante cuando hablamos de seguridad de la información y datos que manejan las empresas, incluyendo la información que nos proveen nuestros socios, proveedores, colaboradores y clientes.
Lamentablemente tenemos todavía muchos abogados trabajando bajo el estilo de la romana vieja. Claro, esto deberá ir cambiando a la medida que los países latinoamericanos tengan mayor capacidad y disponibilidad de adquisición de este tipo de software en moneda local, sobre todo aquellos países que tienes una economía bastante inestable.
La tecnología llegará un momento en que estará al alcance de todos y por tanto, la nueva generación que se levanta, pedirá que muchos de los servicios legales sean prestados de forma remota, salvo ciertas excepciones en las que los clientes se vean obligados a trasladarse porque el ente gubernamental, así lo exija.
Los abogados de libre ejercicio, bufetes o firmas de abogados, empresas y gobiernos deberán en un futuro no lejano adaptarse a estos grandes cambios, y por tanto necesitarán implementar herramientas que los ayuden a ofrecer mejores productos y servicios, ya que tendremos clientes más exigentes y hábiles en el uso de la tecnología.
Por supuesto que al hablar de gobiernos, estos deberán hacer los cambios necesarios para que no solo los trámites sean efectuados eficientemente vía online, de forma segura, sino que además tendremos que automatizar los procesos judiciales, dándole más celeridad y mayor seguimiento, lo que desde mi humilde punto de vista podría hasta garantizar mayor transparencia en el análisis de los casos, y detectar las falencias que tenga el sistema judicial. Claro está, tendremos quienes promoveremos estos cambios positivos en el sistema, y otros que se opondrán rotundamente.
Esto grande cambios en el sistema de justica de cada país, minimizará quizás de cierta forma la corrupción, las dilaciones en los procesos judiciales en todo el globo terráqueo, ya que todo dejaría trazabilidad y por tanto pruebas de si se violó o no la ley y los procesos y procedimientos definidos en ella. Todo cambio, genera siempre una resistencia, pero se hace necesario expandir nuestra mentalidad, y entender que estamos evolucionando, y por tanto cambiando.
Quizás me estoy adelantando mucho, pero es lo que vislumbro ocurrirá en un futuro no muy lejanos, considerando la velocidad en que hemos ido avanzando en el campo tecnológico, y con el boom de la IA (Inteligencia Artificial).
Particularmente recomiendo a las empresas el uso de la tecnología en el campo legal, debido a que estos software fácilmente podrían ayudarte a:
Controlar el acceso a los documentos sensibles de tipo legal, y la vigencia de estos, reduciéndose así el riesgo de incumplimiento conforme a la legislación que aplique.
Reducir el riesgo de darle acceso a terceros no autorizados, a información sensible que pueda contener cualquier documento, inclusive controlar la descarga o copia del documento en equipo desconocidos.
Facilitar el proceso de redacción, negociación y firma de un contrato, haciendo posible el seguimiento de las obligaciones de cada una de las partes y del cabal cumplimiento de las mismas.
Interconectar a todo tu equipo legal, permitiéndole dejar anotaciones y recordatorios en cada documento y caso.
Existen en el mercado muchos tipos de software (CLM), pero no todos son funcionales desde el punto de vista de lo que un abogado experto requiere. Los abogados no solo necesitamos gestionar contratos, sino también toda la documentación legal que los acompaña, y además cualquier otro tipo de documentación legal, no solamente referente a la empresa, sino que bien podría ser de un caso, de un trámite ante un ente gubernamental, de los procesos referentes al area legal y de la confidencialidad de la información, inclusive todo lo que tenga que ver con la gobernanza corporativa.
Los CLM deberían permitir:
- Control de información del personal de la empresa, clientes, proveedores, socios comerciales, entes gubernamentales, empresas y sus filiales.
- Control sobre la documentación legal: contratos, formas legales y de impuestos, registros de empresas, licencias y permisos de funcionamiento, etc.
- Crear una biblioteca en donde podamos guardar los enlaces a páginas de contenido legal, de interés para la empresa.
- Controlar los requerimientos que se le hacen al area legal, a través de un sistema de tickets, porque como decimos los abogados ¨el diablo está en los detalles¨, y por tanto la comunicación con el área legal debe quedar registrada.
- Controlar el archivo legal y el acceso a los documentos legales.
- Crear una página con los contratos modelos de la empresa, para solo compartir enlace con el cliente y que se active el proceso de revisión y firma automáticamente, quedando todo registrado en el sistema.
- Crear una biblioteca de cláusulas, y permitir crear contratos de forma fácil, sin complicaciones.
- Crear un chat interno para el equipo legal, en donde se pueda interactuar y hasta activar una video conferencia o una llamada grupal o individual.
- Crear formularios legales.
- Crear procesos legales.
- Crear expedientes de casos civiles, penales, laborales, mercantiles, porque las empresas pueden perfectamente en algún momento demandar, denunciar o estar inmersas en alguna denuncia o demanda.
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